Pogosta vprašanja

Navodila za namestitev in prenos preizkusne verzije paketa Knjiga boste našli tule.
Takoj po zagonu preizkusne verzije programskega paketa Knjiga vnesite šifro za vstop. Ta se glasi: MASK. Nato pritisnite Enter.
Postopek namestitve na nov računalnik poteka na naslednji način:
  • Naredite kopijo map BDESHARE in Knjiga7 (če prenašate paket Knjiga v7) oziroma mape Knjiga63 (Knjiga v6) z vsemi podmapami na starem računalniku in ju prenesite na USB ključ. Omenjene mape se nahajajo na disku C.
  • Na novem računalniku namestite originalno verzijo paketa Knjiga, ki se nahaja na spletni strani www.amstar-programi.si v povezavi Prenos (prej se morate prijaviti z vašim uporabniškim imenom in geslom, ki ste ju prejeli po elektronski pošti ob nakupu).
  • V originalni verziji se nahaja program MiniReg, ki registrira Paradoxove baze. Nekateri antivirusni programi (AVG, Avast, Avira) ga (napačno) zaznavajo kot virus, zato v primeru neuspešne namestitve začasno izklopite vaš antivirusni program in ga po uspešni namestitvi spet vklopite. Če namestitev ne uspe, izklopite tudi Smartscreen filter, ki se nahaja v Internet Exporerju v opciji Orodja, Filter SmartScreen. Obvezno izklopite tudi Windows Smartscreen, ki se nahaja v Nadzorni plošči.!
  • Iz USB ključa prenesite mapi BDESHARE in Knjiga7 oziroma mapo Knjiga63 na disk C na novem računalniku in povozite vse obstoječe datoteke.
  • Za vse datoteke in podmape v mapi Knjiga7 oziroma Knjiga63 je treba določiti, da niso samo za branje (desni gumb na mapi Knjiga7 oz. Knjiga63, Lastnosti/Properties ter zbrišete kljukico ob besedilu Samo za branje/Read-only). To je običajno treba narediti pri kopiranju iz CD-ja.
  • Pozor! Na nov računalnik lahko namestite program le v skladu z licenčno pogodbo (to najdete takoj po zagonu paketa v opciji Pomoč/Licenčna pogodba).
Če je namestitvena koda drugačna od prejšnje, morate prejšnjo in novo namestitveno kodo posredovati po elektronski pošti. Nato prejmete aktivacijski ključ.
Sporočite staro (prejšnjo) in trenutno namestitveno kodo. Poslan Vam bo aktivacijski ključ za aktiviranje programskega paketa Knjiga.
Sporočite prejšnjo in sedanjo namestitveno kodo po elektronski pošti. Poslan vam bo aktivacijski ključ za aktiviranje programskega paketa Knjiga.
Mogoče je prenesti zadnjo verzijo paketa s spletne strani na računalnik, jo tam shraniti, nato pa prenesti na računalnik, kjer je paket Knjiga inštaliran. V tem primeru je najbolje uporabiti USB ključ. Nanj enostavno shranite preneseno najnovejšo verzijo, nato pa na ciljnem računalniku njeno vsebino namestite z dvoklikom na namestitveno datoteko..
Pri vsakem tiskanju je poleg le-tega mogoč tudi izvoz izpisa v PDF datoteko. Kliknite na Izvoz v PDF datoteko namesto na tiskalnik, določite mapo in ime datoteke ter kliknite Shrani. Nato kliknite na Začetek izvoza.
Programski paket Knjiga omogoča izdelavo rezervne kopije podatkov na zunanji disk ali USB ključ, pri čemer oblikuje ZIP arhiv, ki ga nato prenese na izbrani medij. Drugi način je zunanji, ko celotno mapo Knjiga63 (paket Knjiga v6) oziroma Knjiga7 (paket Knjiga v7) z vsemi podmapami prekopirate na zunanji medij (disk ali USB ključ). S tem imate na zunanjem mediju zadnjo verzijo programa, obenem pa tudi vse podatke vseh zavezancev za vsa poslovna leta. Tako se precej skrajša postopek prenosa podatkov na drug računalnik ali restavriranje podatkov ob morebitnem sesutju sistema ali ponovni namestitvi sistema Windows.
Dropbox je storitev v oblaku, ki omogoča varno shranjevanje in deljenje podatkov z vašega računalnika. Vso kontrolo nad njimi imate vi kot uporabnik. Kot uporabnik paketa Knjiga imate tako možnost dodatnega (brezplačnega do 2GB) shranjevanja rezervne kopije podatkov (poleg mape Varna6 oz. Varna7 na disku C ali USB ključa) v podmapi v Dropbox mapi na vašem računalniku. Rezervna kopija se avtomatsko shrani na strežnik v "oblak", do nje pa lahko dostopate neomejeno tudi v primer okvare diska in z drugega računalnika, kjer imate tudi nameščen Dropbox. Prav tako je Dropbox uporaben v primeru, ko hočete do določenih datotek (npr. slike, dokumenti ipd.) dostopati tudi na drugem računalniku, ne da bi bilo treba prenašati podatke z USB ključem. Po namestitvi Dropboxa v paketu Knjiga v področju Rezervna kopija podatkov, Izdelava rezervne kopije: 1. obkljukajte "Dodatno naj se rezervna kopija shrani v mapo", 2. kliknite Določitev mape za dodatno kopiranje rezervne kopije, 3. v svoji uporabniški mapi na namizju poiščte mapo Dropbox in v njej kreirajte novo podmapo z imenom Rezervna, jo odprite in kliknite Shrani. Pozor! Kot vedno je treba poskrbeti tudi za kakovostno protivirusno zaščito podatkov, sicer se lahko zgodi, da se virus prek Dropboxa (ali USB ključa oz. ob katerem koli prenosu podatkov) preseli tudi na drug računalnik.Dropbox si lahko namestite tudi prek naslednje povezave.
Zaprite paket Knjiga (klik na križec v desnem zgornjem kotu), dvokliknite na ikono Moj računalnik, dvokliknite na lokalni disk C ter odprite mapo Knjiga7 (oziroma Knjiga63, če uporabljate paket Knjiga v6). V tej mapi in podmapah poiščite datoteko zbrisi7 oziroma zbrisi6 ter dvakrat pritisnite tipko Enter. Nato ponovno poženite paket.
Zaprite paket Knjiga, dvokliknite na ikono Moj računalnik, dvokliknite na lokalni disk C ter odprite mapo Knjiga7 (oziroma Knjiga63, če uporabljate paket Knjiga v6). V tej mapi in podmapah dvokliknite na datoteko zbrisi7 ali zbrisi6 in dvakrat pritisnite Enter. Nato ponovno poženite paket. Če napaka ni odpravljena, je verjetno pršilo do poškodbe vsaj 1 od datotek. Le-to je treba na isto mesto v mapi Knjiga7 (Knjiga63) ali podmapi prekoirati iz najbolj sveže rezervne kopije. Če je niste ročno naredili že dlje časa, boste našli nekaj kopij v podmapi TEMPREZ v mapi Knjiga7 (Knjiga63).
V opciji Izdelava rezervne kopije lahko levo spodaj obkljukate Dodatno naj se rezervna kopija shrani v mapo ter določite to mapo. Pozor! Ne določite mape Knjiga7, Knjiga63, Varna6 ali Varna7! Pametno je uporabljati storitve Google Drive, One Drive ali Dropbox, kamor lahko dodatno spravite rezervno kopijo podatkov.
Aktivacija paketa omogoča neomejeno uporabo. Obenem je namenjena preprečevanju nelegalnega nameščanja programskega paketa Knjiga na več računalnikov, kot je to dovoljeno in določeno v pogodbi o vzdrževanju in v skladu z licenčno pogodbo. Uporabnik ima pravico programski paket Knjiga namestiti na največ en (1) računalnik razen v primeru, ko je naročil in plačal možnost namestitve paketa Knjiga na več računalnikov v svojem podjetju. Nameščanje paketa Knjiga na več računalnikov, kot je to določeno v pogodbi o vzdrževanju, oziroma nameščanje paketa Knjiga na računalnike drugega podjetja, je nedovoljeno dejanje, ki se kaznuje v skladu z zakonodajo na področju avtorskih pravic!
Ob namestitvi programskega paketa Knjiga na računalnik se oblikuje namestitvena koda. Ta je unikatna za vsak računalnik. Namestitveno kodo pošljete po elektronski pošti. Po isti poti boste prejeli aktivacijski ključ, ki omogoča aktiviranje paketa Knjiga in njegovo neomejeno uporabo. Pozor! Brez aktivacije lahko paket Knjiga zaženete samo 15-krat! Po 15-ih zagonih uporaba paketa Knjiga, ne da bi ga aktivirali (vnesli ustrezen aktivacijski ključ), ni več mogoča, zato ga aktivirajte čimprej oziroma takoj!
Pri prenosu paketa Knjiga in podatkov na nov računalnik s starega računalnika je potrebno sporočiti namestitveno kodo, ki velja za namestitev na starem računalniku. Tega ni treba storiti, če ste doplačali za dodatno namestitev in imate torej pravico namestitve paketa Knjiga na dveh računalnikih (starem in novem). Če pa boste prenesli paket Knjiga in podatke na nov računalnik, morate sporočiti prejšnjo namestitveno kodo (iz namestitve na starem računalniku) in sedanjo namestitveno kodo (iz namestitve na novem računalnku).
Ne. V tem primeru gre za kršenje avtorske zakonodaje. Drugo podjetje, tudi če je v vaši lasti, mora posebej naročiti programski paket Knjiga. Lahko pa na svojem računalniku vodite poslovne knjige več podjetjem.
Odgovor na vprašanje, kako in kdaj prenesti podatke v naslednje leto, poiščite v pomoči v področju Izbira zavezanca in v PDF dokumentu, ki ga najdete tule .
Predpogoj, da terjatve in obveznosti sploh lahko zaprete, je, da jih (tako kot račune v tekočem poslovnem letu) knjižite posamično (vsak račun posebej), vezane na posameznega poslovnega partnerja, z vneseno dejansko knjigovodsko listino in ustreznim veznim dokumentom (več v Pomoči v poglavju Glavna knjiga, podpoglavji Vnos temeljnic in Iskanje veznega dokumenta). Pri knjiženju plačil za stare (in tekoče) terjatve in obveznosti pa je bistveno, da v postavko Vezni dokument vnesete vezni dokument, ki je bil vnesen pri ustrezajoči terjatvi oz. obveznosti. V veznem dokumentu se namreč račun in plačilo "srečata".
Programski paket Knjiga se tako kot vsi ostali programi licencirajo. To pomeni, da imate po nakupu paketa pravico do namestitve na en (1) in ne več kot 1 računalnik. Če želite paket Knjiga namestiti še na kakšen računalnik, morate doplačati za dodatno namestitev. Ta se doplača po trenutno veljavnem ceniku.
Postavka Opis knjiženja ni obvezna, je pa v njej prostor za dodatno pojasnilo vsebine temeljnice.
Primer otvoritvene temeljnice s knjižbami iz priročnika Dvostavno knjigovodstvo zasebnikov s štiri in več mestnim kontnim načrtom se nahaja tule (PDF dokument).
Običajno na začetku poslovnega leta dokumenti za prejšnje poslovno leto še niso dokončno knjiženi, treba pa je začeti z delom v novem poslovnem letu. V področju Izbira zavezanca lahko ne glede na to, da prejšnje poslovno leto knjigovodsko še ni zaključeno, prenesete podatke v naslednje poslovno leto. Uporabite opcijo Prenos datotek v naslednje leto. Prenesite samo tiste datoteke, ki jih potrebujete za delo v tekočem poslovnem letu! Ko ste zaključili poslovne knjige v prejšnjem poslovnem letu, pa boste verjetno hoteli prenesti še ostale datoteke (npr. zaključno temeljnico, ki bo postala otvoritvena temeljnica, register osnovnih sredstev, šifrant kartic s pravilnim stanjem na dan 1.1. itd.). V tem primeru pred ponovnim prenosom (preostalih datotek) obvezno naredite rezervno kopijo podatkov v novem (tekočem) poslovnem letu na disketo! Nato se lotite prenosa datotek. Obkljukajte le tiste datoteke, ki jih niste prenesli pri prvem prenosu. To ne velja za šifranta poslovnih partnerjev in kartic, ki ju morate prenesti ponovno, da bosta prikazovala pravilno stanje na dan 1.1. tekočega poslovnega leta!
V opciji Vnos temeljnic po kliku na gumb Uvoz izpiska izberite vrsto datoteke XML in nato izberite pravo datoteko z izpiskom.
To pomeni, da je v eni od prejšnjih knjižb nastala napaka pri knjiženju na ta konto. Najlažje boste napako odkrili v opciji Pregled po knjižbah, kjer boste filtrirali po kontu 1100 (opcija Filtriranje) in uredili preglednico po datumu veljave v glavni knjigi (opcija Urejenost).
Knjiženje v paketu poteka tako, da vsak posamezen račun vknjižite najprej v glavno knjigo (1 temeljnica = 1 račun) oziroma knjigo prihodkov in odhodkov, po shrambi pa lahko ta račun vnesete še v ustrezno DDV evidenco (knjigo prejetih, knjigo izdanih računov itd.). Le tak način omogoča enojno knjiženje!
Poslovnega partnerja je mogoče vnesti s klikom na ustrezno knjižbo v vnašani temeljnici in klikom na gumb Popravljanje knjižbe. Pozor! Pri tem pazite, da je morebitna trenutno vnašana knjižba shranjena (ali pa njen vnos preklican).
Ponovno kliknite na opcijo Tipična temeljnica ter izberite ustrezno.
Preglednico tipičnih temeljnic je mogoče urediti v opciji Urejenost. Prav tako kreirate nove tipične temeljnice s klikom na gumb Dodajanje ali popravite obstoječe s klikom na gumb Popravljanje. Pri vnosu se je treba držati pravil (več v pomoči-F1).
Če želite z eno potezo vnesti določen podatek v vse knjižbe vnašane temeljnice, kliknite na opcijo Dodatno. Odpre se novo okno, kjer določite, katere podatke želite vpisati v vse knjižbe v tej temeljnici.
Tip temeljnice je mogoče popraviti, ko potrdite ali prekinete vnos v knjižbo. Med vnosom knjižbe ni mogoče popravljati podatkov v glavi temeljnice.
Drugo valuto izberete tako, da za datum izstavitve knjigovodske listine knjiženega računa v opciji Devizni tečaji za to valuto naprej vnesete tečaj.
Osnutek temeljnice se ne shranjuje. Po potrditvi odločitve za Vrnitev v glavni menu je vnos prekinjen in morebitni vneseni podatki ne morejo biti povrnjeni drugače kot s ponovnim vnosom.
V posamezni knjižbi določite ustrezno stroškovno mesto. Stroškovna mesta urejate v opcijo Šifranti na začetnem zaslonu (po vstopu v paket Knjiga).
Kliknite z desnim gumbom miške na preglednico v tej vrstici ter izberite opcijo Izhod v Pregled temeljnic.
Po potrebi filtrirajte preglednico knjižb. Kliknite Izvoz podatkov, določite ostale podatke. Program bo kreiral (tekstovno) datoteko, ki jo lahko po stolpcih uvozite v Excel. Ta datoteka ustreza tudi zahtevam Pravilnika, če Furs želi imeti glavno knjigo v elektronski obliki. Druga možnost je izvoz vseh stolpcev v Excel (kliknete desni gumb miške na preglednici in izberete Izvoz v Excel).
To pomeni, da ste dvakrat vnesli oziroma iz prejšnjega leta prenesli otvoritveno temeljnico. Preverite ustrezno stanje v opciji Pregled po temeljnicah, Filtriranje (tip temeljnice 00).
Kliknite opcijo Stotinske izravnave. Določite/vnesite ustrezne podatke ter kliknite na Začetek knjiženja. Program bo sam poiskal vse odprte postavke, kjer je odprti znesek nižji od zneska, vnesenega v postavki Mejni znesek za knjiženje stotinskih izravnav, jih zaprl in vse dodatne knjižbe zapisal v novo temeljnico.
Kontno kartico za preteklo leto natisnete tako, da aktivirate zavezanca za prejšnje poslovno leto (področje Izbira zavezanca).
Zamudne obresti se obračunajo v istoimenski opciji v področju Glavna knjiga. Če želite narediti ročni obračun, odprite to opcijo. Če ga želite narediti za v celoti poravnane, a z zamudo plačane terjatve, odprite to opcijo po obračunu odprtih postavk v opciji Odprte/zaprte postavke.
Opcija Kazalniki poslovanja omogoča primerjavo določenih kazalnikov med dvema obdobjema v 2 zaporednih poslovnih letih. Vir podatkov je glavna knjiga.
Ko zaključite s knjiženjem v glavni knjigi, je treba narediti dvoje: zapreti razrede 4 in 7 ter narediti zaključno temeljnico. To pomeni, da dejansko naredite 2 temeljnici! Lahko ju naredite ročno, lažje pa je uporabiti opcijo Zaključno knjiženje v področju Glavna knjiga. Prva temeljnica - zapiranje razredov 4 in 7. Pri zapiranju razredov 4 in 7 določite tudi konte prenosa stroškov neposredno v odhodke, poslovnih odhodkov in dobička ali izgube pred obdavčitvijo, pri samostojnih podjetnikih pa lahko naročite tudi prenos dobička ali izgube na konto podjetnikovega dohodka. Kreirana temeljnica je tipa 20-Ostalo knjiženje.
Druga temeljnica - zaključna temeljnica. Ko ste s prejšnjo temeljnico zaprli razreda 4 in 7, morate oblikovati še zaključno temeljnico. Ta ne šteje v bruto bilanco in glavno knjigo samo, neobhodna pa je zaradi prenosa njene vsebine v otvoritveno temeljnico v naslednjem poslovnem letu. V zaključni temeljnici se zberejo:
  • odprte postavke na kontih, ki jih določite sami.
  • saldi na ostalih kontih kontnega plana.
Zaključno temeljnico je mogoče narediti samo, če sta razreda 4 in 7 poprej zaprta! Opcija Izdelava zaključne temeljnice odpre okno, kjer določite konte, na katerih naj se poiščejo odprte postavke. Na vseh ostalih kontih se bo obračunala bruto bilanca in kjer bosta debet in kredit v obdobju skupaj z začetnim stanjem neenaka, se bo oblikovala knjižba s saldom in se vpisala v zaključno temeljnico. Zaključna temeljnica je tipa 30-Zaključek leta. Ko je zaključna temeljnica narejena, jo preglejte, nato pa v področju Izbira zavezanca, opcija Prenos datotek v naslednje leto, prenesite zaključno temeljnico v otvoritveno. V novem poslovnem letu bo tako kreirana nova temeljnica - otvoritvena, ki jo v področju Glavna knjiga, opcija Razne operacije in nastavitve, podopcija Konsolidacija glavne knjige, postavite na prvo mesto v glavni knjigi.
V opciji Blagajniški prejemek se kreira tudi ustrezen izpis. V Vnosu temeljnic pa se prejemek le knjiži in ga ni mogoče natisniti v obliki prejemka (ampak le v obliki temeljnice).
Odprite opcijo Tiskanje/izvoz v knjigi prejetih ali izdanih računov. Določite želeno davčno obdobje, kliknite Izvoz podatkov ter ustrezno izvorno evidenco (KPR ali KIR). Odpre se okno s podatki iz izvožene datoteke. To lahko uvozite tudi v Excel (po stolpcih, kot tekstovno datoteko).
Navodila za knjiženje v primeru, ko DDV obračunavate po plačani realizaciji, se nahajajo tule (PDF dokument).
V knjigi prejetih in knjigi izdanih računov je poleg datumov, ki jih predpisuje Pravilnik, potrebno vnesti tudi datum nastanka davčne obveznosti. Ta datum določa, v katero davčno obdobje bo knjižba zajeta! Zato je priporočljivo tudi pri tiskanju knjige prejetih in knjige izdanih računov določiti, da naj se za določeno davčno obdobje kot začetni in končni mejni datum upošteva ta datum.
Regres za zaposlenega obračunajte po obračunu plače za zaposlenega za tisti mesec, v katerem hočete obračunati regres. Regres in plača sta torej ločena in se tudi izpišeta na ločenih izplačilnih listah. Plačo obračunajte pred regresom zato, da bo program lahko izračunal povprečno stopnjo dohodnine in jo uporabil za obračuna davka na regres. Sicer lahko povprečno stopnjo dohodnine vnesete tudi sami. Ko obračunavate regres, NE prenašajte podatkov za izbranega zaposlenega iz obstoječe izplačilne liste za določen mesec.
Ko vnašate takšno plačo, po vstopu v opcijo Izplačilne liste, Vnos zbrišite kljukico v postavki Delo, ki traja ves mesec... .
Odprite področje Izbira zavezanca, Pregled zavezancev, Popravljanje. V razdelku Material in zaloge, Fakturiranje določite število decimalnih mest, ki naj se uporablja pri vnosu in izpisu količin, cen v EUR in cen v tuji valuti v področjih Material in zaloge ter Fakturiranje. Nato shranite podatke.
V izdanem dokumentu (Fakturiranje, Vnos) mora biti v vseh vrsticah z vsebino posla vpisana vrsta prometa 8 in ustrezna stopnja DDV. Kliknite tudi na gumb Vzorec klavzule (tik nad Spodnjimi opombami). Na izpisanem računu bo posebej naveden DDV po stopnjah, prejemnik računa pa se bo moral samoobdavčiti.
Da bi lahko izdani dokument v paketu Knjiga izvozili kot eRačun, ga morate digitalno podpisati (ni pa nujno, ker ga običajno lahko podpišete tudi v svoji elektronski banki, kamor ga morate v obeh primerih uvoziti). Digitalni podpis mora biti shranjen v podmapi Cert v mapi Knjiga7 (oz. Knjiga63). Tja ga shranite v skladu z Navodili za izvoz.
Odprite Fakturiranje, Pregled. Filtrirajte po datumu. Kliknite Seštevek in Seštevek prodaje v dokumentih po karticah.
Da bi lahko izdani dokument v paketu Knjiga izvozili kot eRačun, je potrebno upoštevati določena pravila. Ta so navedena v temle PDF dokumentu.