Z januarjem 2016 so davčne blagajne postale obvezne za tako rekoč vse zavezance. Uporabniki programskega paketa Knjiga (tisti, ki imajo v svoji konfiguraciji vključeno področje Fakturiranje) imajo vključeno tudi davčno blagajno.
Davčna blagajna je vključena kot prilagoditev področja Fakturiranje, ki je samo po sebi namenjeno izdelavi dobavnic, predračun, računov, dobropisov, avansnih računov ipd. Področje Fakturiranje se odlikuje s preprosto uporabo in velikim številom jasnih funkcij, ki omogočajo uporabniku dober pregled nad izdanimi dokumenti.
Kaj je potrebno narediti pred začetkom uporabe davčne blagajne?
1. Pridobiti, prevzeti in shraniti namensko digitalno potrdilo. To je bistveno za podpisovanje in s tem potrjevanje gotovinskih računov. Kliknite za navodila za izvoz digitalnega namenskega potrdila, ki povedo, kako pridobiti in namestiti namensko potrdilo.
2. Po prejemu namenskega digitalnega potrdila je potrebno poslati podatke o poslovnih prostorih preko aplikacije »Mini blagajna«, ki je dostopna na spletni strani Furs. Podatki se pošljejo za vsak poslovni prostor, v katerem se bo izdajalo račune. Podatke se podpiše z digitalnim potrdilom za potrjevanje računov.
3. Pridobiti je treba davčne številke uporabnikov, ki bodo vnašali gotovinske račune. Podatki o posamezniku (ime, priimek in osebna davčna številka) se vnesejo v področju Fakturiranje, opcija Šifrant, Dodajanje). Pred začetkom izdaje računa se v področju Fakturiranje na sredini zaslona izbere ustreznega aktivnega uporabnika. Njegova davčna številka se bo zapisala v vsak izdani dokument.
4. Sprejeti je potrebno interni akt, s katerim boste za svoje podjetje:
a) izvedli popis poslovnih prostorov, kjer boste izdajali račune, ter jim pripisali (največ 6-mestne) šifre. Npr.: 1
b) določili elektronske naprave (računalnik), na katerih boste fakturirali, in jim pripisali (največ 2-mestne) šifre. Npr. 1
c) določili ustrezno zaporedje številk računov. Številčenje v programskem paketu Knjiga poteka po posamezni elektronski napravi. Primer:
– če boste fakturirali na enem samem računalniku, bo zaporedje (v primeru šifriranja v točkah a in b in če se datum opravljene dobave oz. storitve nahaja v letu 2019) 1-1-190001, 1-1-190002, 1-1-190003 itd.
– če imate aktivni 2 namestitvi, kjer drugo namestitev uporabljate le, ko ne uporabljate prve (npr. ko greste na dopust), boste fakturirali na enak način kot v prejšnji alineji, s tem, da boste v interni akt dodali besedilo, da se za fakturiranje uporablja en nepremični poslovni prostor in da se občasno in za določen čas podatki prenesejo na drug računalnik, kjer se delo nadaljuje, v tem času pa izdajanje računov na prvotnem računalniku ne poteka. Zaporedje je v tem primeru enako kot v prejšnji alineji: 1-1-190001, 1-1-190002, 1-1-190003 itd
– če imate aktivni 2 ali več namestitev, na katerih se fakturira stalno in neodvisno, boste v internem aktu določili 2 elektronski napravi. Če se nahajata v istem poslovnem prostoru (1), bo zaporedje računov teklo npr. takole: 1-1-190001, 1-1-190002, 1-2-190001, 1-1-190003, 1-2-190002 itd.
d) določili davčno številko izvajalca programske opreme, ki jo uporabljate za izdajanje gotovinski računov. V primeru programskega paketa Knjiga je to 56141459 (Amstar Programi d.o.o.).
Primeri internih aktov se nahajajo na spletni strani Furs.
Primer internega akta za podjetje, ki izdaja račune po ZDavPR v enem poslovnem prostoru in z eno elektronsko napravo (Word dokument, lahko ga dopolnite v skladu s svojimi potrebami).
5. Od vključno 2.1.2016 naprej morate:
a) ob vsaki dobavi blaga in storitev za plačilo z gotovino izdati račun prek elektronske naprave, ki izpolnjuje predpisane pogoje in omogoča izvedbo postopka potrjevanja računa, in ga izročiti kupcu blaga oziroma naročniku storitve.
b) račun izdati najpozneje, ko je opravljena dobava in prejeto plačilo z gotovino
c) na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti izdaje računa in izročitve računa kupcu. Obvestilo si lahko prenesete in natisnete s spletne strani.
d) na vidnem mestu objaviti obvestilo o obveznosti kupca, da prevzame in zadrži izdani račun. Obvestilo si lahko prenesete in natisnete s spletne strani.
Zakon o davčnem potrjevanju do neke mere spreminja način fakturiranja, ki je veljal do uveljavitve zakona. Nekaj ključnih sprememb pri delu s paketom Knjiga.
1. Program Fakturiranje je vizuelno in vsebinsko še naprej enak, dodane so le dopolnitve, ki so potrebne za pravilno davčno potrjevanje računov.
2. Glavna novost je, da številčenje računov, avansnih računov, dobropisov, bremepisov in stornov sedaj poteka v skladu z ZdavPR. Tudi če ne boste izdali niti enega gotovinskega računa, velja novo številčenje.
3. Za vnašanje dokumentov v programu Fakturiranje prek opcije Vnos je potrebno najprej določiti nastavitve davčne blagajne (opcija Davčna blagajna, Nastavitve).
4. Avansne račune je treba pred izstavitvijo računa (ki obsega celoten znesek posla skupaj z vsemi avansi) stornirati.
Pozor! Številka knjigovodske listine se od 02.01.2016 oblikuje na način Poslovni prostor – Elektronska naprava – zaporedna številka (ta je sestavljena iz zadnjih dveh črk leta datuma dobave blaga oz. opravljanja storitve in 5-mestne zaporedne številke računa, desno poravnane in z ničlami od leve). Primer: 01-01-1900001.
Pozor! Tudi uporabniki, ki ne bodo izdali niti enega gotovinskega računa, ne bodo imeli več vpliva na označevanje knjigovodske listine računov, avansnih računov, dobropisov in bremepisov. Ta se v vsakem primeru oblikuje na zgoraj opisan račun, zato morajo pred začetkom dela v opciji Davčna blagajna, Nastavitve vnesti podatke o poslovnem prostoru in elektronski napravi! Ni pa v tem primeru treba vnesti podatkov o namenskem potrdilu, ker ga za izdajanje negotovinskih računov ne potrebujejo.
Namensko potrdilo je potrebno le v primeru, ko: